Télétravailler et maintenir le lien : comment faire ?
OFFERT PAR HP
Le coronavirus a renforcé l’émergence du télétravail. Pour de nombreux indépendants et entrepreneurs, le bureau à domicile fait partie du quotidien. Mais comment vous assurer de rester en contact et de collaborer de façon fluide avec vos collègues et clients ?
Le télétravail est en hausse depuis quelques années, mais la crise du coronavirus l’a imposé à de nombreux Belges. Le télétravail est désormais autorisé dans près de 9 entreprises sur 10. Avant le mois de mars, il n’était autorisé que dans 6 entreprises sur 10. Une grande majorité d’employés sont convaincus des avantages du télétravail : selon une étude SD Worx et de l’Institut Vias, 6 sur 10 souhaitent continuer à télétravailler un ou plusieurs jours par semaine, même après la crise.
Pour de nombreux indépendants et entrepreneurs, il était normal de télétravailler, même avant la crise du coronavirus, que ce soit en alternance avec des périodes dans un bureau, dans un coworking ou chez le client. Mais que vous soyez indépendant ou employé obligé de télétravailler, vous avez besoin des bons outils numériques pour le faire efficacement. Bien sûr, cela commence par un ordinateur fiable possédant un niveau de sécurité adéquat (voir ci-dessous), mais aussi une connexion Internet rapide et stable. Cela vous permet d’utiliser les bons outils pour collaborer comme si votre client ou votre collaborateur comme si votre client ou votre collègue était à côté de vous.
Communiquer
Collaborer nécessite avant tout de communiquer. L’e-mail reste ici un moyen de communication important, mais que vous devrez utiliser à bon escient. Une règle de base est de ne pas envoyer d’e-mails concernant des messages perdant très vite en pertinence. Pour une communication rapide et directe, des applications telles que WhatsApp, des outils collaboratifs comme Slack, les fonctions de chat de Teams ou un bon ‘vieux’ SMS sont mieux adaptés. Et si vous avez besoin de parler à quelqu’un, un appel téléphonique ou une visioconférence seront plus efficaces qu’un échange d’e-mails.
Les visioconférences sont également une bonne alternative aux réunions physiques. Il existe différents systèmes tels que Skype, Skype for Business, Microsoft Teams, WebEx, Google Hangouts et Zoom. Dans certaines entreprises, l’un de ces outils est prescrit : un indépendant travaillant pour différentes sociétés finira par les connaître tous.
Les réunions en ligne sont toujours plus éprouvantes que les réunions réelles. Vous n’organiserez pas de réunions en ligne durant plus d’une heure. Si vous devez discuter de plusieurs points, il est préférable de répartir l’ordre du jour sur plusieurs réunions. Si vous collaborez dans une équipe sur un projet précis, vous pouvez programmer un court appel quotidien, à heure fixe, pour discuter de l’avancement dudit projet. L’avantage est que vous pouvez tous vous voir, même seulement pour un instant, ce qui est bon pour l’esprit d’équipe. Ne faites pas durer cette réunion permettant de faire un statut afin que personne n’ait l’impression de perdre du temps.
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Planifier
Lorsque vous collaborez à un projet, il est utile que les personnes impliquées puissent suivre l’avancement de celui-ci. Pour les projets plus complexes, un logiciel de projets, lui aussi complexe, est nécessaire. Pour des projets moins importants, des outils comme Trello et Asana sont requis. Dans ces applications, vous définissez les projets avec toutes les tâches et sous-tâches à effectuer. Ils ont souvent une version gratuite qui suffira amplement aux petites équipes.
Partager les fichiers
Vous pouvez sauvegarder vos fichiers sur votre disque dur et les envoyer par courrier électronique à quiconque en aurait besoin. Mais il est plus pratique de conserver ces fichiers dans le cloud. Non seulement vous aurez toujours accès à la dernière version de ceux-ci, mais il est beaucoup plus facile de partager des fichiers et de travailler avec des collaborateurs sur un même fichier. La suite Microsoft Office 365 comprend une offre cloud : OneDrive. Celles et ceux utilisant les apps Google se tourneront vers Google Drive. Il existe des services spécifiques dans le cloud comme Dropbox ou Box (une sorte de disque dur dans le cloud), mais aussi WeTransfer ou Whisply pour partager les fichiers le plus lourds.
Si vous partagez des fichiers, la priorité doit rester votre priorité absolue. Assurez-vous de ne donner accès aux fichiers et dossiers partagés dans le cloud qu’aux personnes concernées et autorisées. Utilisez pour cela un mot de passe fort ainsi qu’une authentification à deux facteurs.
A quoi ressemble un bureau à domicile idéal ?
De quoi avez-vous besoin dans votre bureau à domicile ? Cela dépend, bien évidemment, des tâches que vous effectuez. Si vous êtes employé, la configuration suivante est une bonne base.
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Un laptop professionnel comme ceux de la famille HP Elite : ils sont non seulement puissants et fiables, mais aussi équipés de solutions de sécurité auto-opérantes.
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Un deuxième écran, avec ou sans station d’accueil intégrée, afin de réduire le nombre de câbles nécessaires.
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Un clavier et une souris sans fil.
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Un casque sans fil pour les visioconférences, mais aussi pour écouter de la musique pendant que vous travaillez.